Polí­tica de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

CERTIKUS LegalTech SaaS, sociedad colombiana con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

Canal de atención para protección de datos: privacidad@certikus.co

2. Marco Legal Aplicable

• Constitución Polí­tica de Colombia, Artí­culo 15 (Habeas Data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación de la Ley 1581.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio.
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero (cuando aplique).
• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico y firma digital.
• Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993 — Propiedad intelectual del software.

3. Definiciones

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: CERTIKUS LegalTech SaaS.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurí­dica que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

4. Datos Personales que Recolectamos

CERTIKUS recolecta los siguientes datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, número de cédula, NIT, correo electrónico, teléfono.
• Datos profesionales: profesión, cargo, entidad para la que labora.
• Datos documentales contenidos en los archivos cargados: información presente en escrituras públicas, certificados de tradición y libertad, cédulas y anexos que el usuario sube a la plataforma.
• Datos de uso de la plataforma: logs de acceso, actividad dentro del servicio, dirección IP.
• Datos de pago: cuando aplique, información necesaria para procesar transacciones (no almacenamos datos de tarjetas de crédito).

CERTIKUS no recolecta datos sensibles de manera directa. Sin embargo, los documentos cargados por el usuario pueden contener datos sensibles, los cuales son tratados con la máxima confidencialidad y seguridad.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar los servicios de prevalidación documental registral.
• Procesar, analizar y generar reportes sobre los documentos cargados.
• Gestionar la cuenta del usuario y la relación contractual.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (notificaciones, actualizaciones, soporte).
• Realizar facturación y cobro por los servicios prestados.
• Cumplir con obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar la calidad del servicio mediante análisis estadí­sticos anonimizados.
• Enviar comunicaciones publicitarias o de marketing, previa autorización expresa del Titular.

6. Derechos del Titular (Habeas Data)

Conforme al Artí­culo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos

El Titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo: privacidad@certikus.co

La solicitud debe contener:

• Nombre completo e identificación del Titular.
• Descripción clara de los hechos y la petición.
• Dirección fí­sica o electrónica para recibir la respuesta.
• Documentos que acrediten la identidad del solicitante.

CERTIKUS atenderá las consultas dentro de los diez (10) dí­as hábiles siguientes a la recepción. Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) dí­as hábiles siguientes.

8. Seguridad de la Información

CERTIKUS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Encriptación AES-256 en tránsito y en reposo.
• Servidores ubicados en Google Cloud Platform (GCP) con certificaciones de seguridad internacionales.
• Control de acceso basado en roles y autenticación multifactor.
• Monitoreo continuo de la plataforma.
• Polí­ticas internas de confidencialidad y manejo de información.

9. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

CERTIKUS puede transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, exclusivamente para cumplir con las finalidades descritas. Cuando se realicen transferencias internacionales, CERTIKUS verificará que el paí­s receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares de la SIC, o implementará cláusulas contractuales que garanticen la protección de los datos.

10. Vigencia y Modificaciones

La presente Polí­tica rige a partir de su publicación y estará vigente mientras CERTIKUS realice tratamiento de datos personales. Cualquier modificación sustancial será informada a los Titulares a través de los canales habilitados.